İşi Planlamak
Gürcan Banger
BİR
Planlama, olağan yaşamın bir parçasıdır. Evde, iş yerinde ya da günlük faaliyetlerimizde onsuz yaşantımız bir karmaşaya dönebilir. Eğer düzensizlik, kaynak yetersizliği veya ödeme sıkıntısı yaşıyorsanız kendinize planlı olup olmadığınızı sormanız önerilir.
Uğraşının niteliğine göre plan adını verdiğimiz ‘şey’, kısa dönemi ilgilendiren çok belirgin olmayan cümlelerden, uzun dönemi ele alan kapsamlı çalışmalara kadar değişiklik gösterir. Planlama merakı, plansızlık gibi olumsuzluklara da yol açabilir. Planlama adına yaptığımız pek çok şeyin sadece zaman kaybı olması hiç de şaşırtıcı bir durum değildir. Bazı planlar değişmez kalıplara benzer; kimileri ise zaman içinde değişikliğe uğrar. Planların beklentilere uygun biçimde sonuçlanmadığı durumlara da sıklıkla rastlanır.
Plan Nedir?
Plan, olmasını umut ettiğimiz gelişmelere ilişkin ihtimalleri gözden geçirip dikkate almaktır. Aynı zamanda muhtemel sonuçları görmemizi sağlar. Ama asıl önemlisi, fırsatları en iyi şartlarda değerlendirebilmek için gerekli eylemleri geliştirebileceğimiz yolu aydınlatır.
Plan, evin gelir ve gider durumunu düzenlemekten bir işletmenin faaliyetlerinin örgütlenmesine kadar çok yaygın bir alanda kullanılır. Benzer biçimde bir kamu biriminin ya da bir sivil toplum kuruluşunun yaşamını düzenlemek için çok etkili bir araçtır. Eğer bir kurum ya da kuruluşun işleri ile ilgili bir planlama konusundan söz ediyorsak, bunu kurumsal olarak niteleriz. Eğer ağırlıklı olarak bir işletmeyle ilgili bir konu ise bunun isimlendirmesi iş planlaması ya da iş planı şeklinde olur. Örneğin yeni bir girişimci olarak bir işletme kuracaksanız bir iş planının hazırlanması sizin için vazgeçilmez önemde bir konudur.
Bir kurum ya da kuruluşla ilgili kurumsal planlama yapmak, söz konusu örgüt için kurumsal hedeflerin belirlenmesi ve bunlara ulaşmak için gerekli stratejilerin üretilmesi anlamına gelir. Kurumsal planlar çoğu zaman uzun dönemle ilgilidir. İş planlaması ise başarılması gereken iş için amaçların ve hedeflerin saptanmasına ve gereklerinin yerine getirilmesine yöneliktir. İş planları, kurumsal planlamadan farklı olarak uzun erimli stratejiler yerine daha kısa vadeli taktikler üzerine kurgulanır. (Bu vesile ile bir ekonomik işletme, kamu birimi veya sivil toplum kuruluşundan söz ettiğimizde kısa vadenin en çok bir yıllık, orta vadenin 2-5 yıllık, uzun vadenin ise 5 yıldan daha uzun bir süreye işaret ettiğini belirtelim.)
Vizyon, Strateji, Plan
Planlama konusuna girerken günlük yaşamda kolayca kullanılan vizyon, strateji ve plan gibi kavramların iyi tanımlanması ve bilinmesi gerektiğini belirtelim. Sıradan konuşmalarda bu terimler, sıklıkla birbirinin yerine kullanılarak (izleyiciler nezdinde) bazı yanılgılara neden olurlar. İşle ilgili kurumsal bir ortamda bu kavramlarda söz ediyorsak; vizyonun örgütsel anlamda uzun erimli bir durum veya ideal konumdan söz ettiğini bilmeliyiz. “Vizyon nedir?” sorusunun bir başka okuması “Ben (biz) gelecekte ne olmak istiyorum (istiyoruz)?” ya da “Kuruluşun gelecekte olmasını istediğimiz durum nedir?” şeklindedir.
Strateji, mevcut durumdan vizyonda belirtilen ideal duruma ulaşmak üzere vizyonun güncel gerçeklerle ile eklemlenmesidir. Bir başka deyişle; mevcut durumdan gelecekteki ideal duruma nasıl ulaşacağımıza ilişkin ifade, 10-20 yıllık gibi bir döneme işaret eden stratejimizin özüdür. Örneğin bir işletme için “en yüksek pazar payına sahip olmak” bir vizyon olarak benimsenebilir. Bu bağlamda “pazarlama ve satış gücünü geliştirmek” bu vizyona oluşmak için belirlenmiş stratejilerden birisi olabilir.
Plan ise belirlenmiş stratejiyi gerçekleştirmek üzere kullanılacak taktikler, eylemler ve araçlardan oluşur. Planda stratejide belirtilen sonuca ulaşmak için hangi eylemlerin hangi zamanlarda ve hangi kaynaklarla başarılacağı açık, somut ve anlaşılır biçimde anlatılır.
İKİ
Hatırlayarak başlayalım. Vizyon, bir kuruluş ya da kurumun gelecekle ilgili olarak ulaşmak istediği durumdur. Strateji, bu vizyona nasıl ulaşılacağını ifade eder. Bir başka deyişle strateji, uzun vadede erişilmesi öngörülen vizyona ulaşmak için izlenen (izlenecek) yoldur. Plan ise, stratejinin uygulanmasını ifade eder. Strateji ile belirtilen amaca ulaşmak için yapılan taktik çalışmalar planı oluşturur.
Vizyon, stratejiyi şekillendirir; buna bağlı olarak planlar oluşturulur. Vizyon çoğu zaman 10-20 yıllık bir dönemi hedeflerken, stratejiler 3-5 yıllık bir zaman dilimi ile ilgilidir. Planlar ise çoğu zaman bir yıllık dönem dikkate alınarak yapılır.
Teşbihte hata olmaz. Bir işletmede planlamaya bir yapı benzetmesi ile bakarsak; işletmenin temellerini vizyon oluşturur. Temelsiz bir sürdürülebilir yapı olamadığı gibi bir vizyon olmadan stratejiler ve planlar da olmaz. Stratejiler ise adeta yapının sütun ve kirişleri gibidir. Duvarlar, pencereler ya da kapılar diyebileceğimiz önce kurumsal, ardından birim bazında iş planları bu sütun ve kirişler dikkate alınarak oluşturulur.
Vizyon
Eğer bir konu bir kurum ya da kuruluşun tamamına etki edecek nitelikte ise bu konunun örgütte yer alan tüm çalışanlar tarafından doğru anlaşılması önemlidir. Bu nedenle bir işletmede vizyonun da çalışanlar, müşteriler ve hatta tedarikçiler tarafından doğru anlaşılması gerekir. İşletmede ve işletme çevresinde gerektiği biçimde paylaşılmamış vizyon kağıt üzerinde ya da bilgisayarda kararlama olarak kalmaya mahkûmdur. Herkes, kendini ‘oyunun’ içinde hissetmelidir.
Yukarıda anlatıldığı gibi dile getirildiğinde vizyon kavramı sıradan insanlar için çok anlaşılabilir olmayabilir. Diğer yandan vizyon ifadesi (cümlesi) herkes tarafından anlaşılabilir öz ve biçimde olmalıdır. Vizyonu bir slogan (motto) gibi düşünebiliriz. Örneğin havacılık, uzay ve savunma sanayileri için herkes tarafından kolayca anlaşılabilecek ve söylenebilecek “İstikbal göklerdedir” cümlesi bu niteliktedir. Örneğin bakım onarım hizmetleri veren bir firma kendisi için “Bölgenin en hızlı servisi” şeklinde bir vizyon sloganı benimseyebilir.
Strateji
Stratejinin, vizyonu gerçekleştirme (ideale ulaşma) yolu olduğundan söz etmiştim. Stratejinin herkes tarafından anlaşılabilir nitelikte olması söylenir. Ama vizyon ve strateji kavramları hâlâ ‘üst düzey’ olarak kalmaya devam eder.
Stratejiler, vizyonun işletme için ne anlama geldiğini tanımlar. Vizyon çok geniş bir ufku ifade ediyor olabilir. Stratejiler, bu geniş ufku sınırlar; bir başka deyişle işletmenin odaklanmasını sağlar. Bu odaklanmanın görünümü müşteriler ve (ortaklar, çalışanlar, tedarikçiler gibi) paydaşlar açısından ifade edilen hedeflerdir. Strateji sayesinde kimlere hangi mükemmeliyet unsurlarının sunulacağı anlatılır. Örneğin; işletmenin ürün ve hizmetleri sayesinde müşterilerin ne tür yarar ve avantajlara sahip olacağı stratejiler sayesinde açıklık kazanır. Sonuç olarak; stratejiler işletmenin neleri başarması gerektiği ile birlikte nasıl yapılanacağının ve işleyeceğinin belirlenmesine de doğrudan katkı yapar.
Ölçmezseniz Yönetemezsiniz
Stratejileri mükemmeliyet hedefleri olarak tanımlayabiliriz. Eğer hedeften söz ediyorsak, bunun somut ifadesi olması gerekir. Bunu ölçülebilirlik olarak isimlendiriyoruz. Dolayısıyla her hedefle ilgili ölçülebilir unsurlar olması gerekir. Kârlılık oranı, birim maliyet, stok devir hızı veya çalışan devir hızı ölçüler bu amaçla kullanılabilir. Bunlar stratejileri gerçekleştirmek için hazırlanacak iş planlarının yapısını belirler.
Stratejileri iş planına dönüştürürken, işletmenin içini ve çevresi dikkate alınır. İçerideki yetenek ve yetkinliklerle dışarıdaki şartlar, belirlenen stratejilerle yoğrularak plana dönüştürülür.
ÜÇ
Bir işletme için plan, stratejileri uygulamak ve amaçları gerçekleştirmek için taktik düzeydeki araçlardan oluşur. Bu çerçevede bir planda ihtiyaç duyulan eylemlerin kimin tarafından ne zaman gerçekleştirileceğine ilişkin bilgiler yer alır. Bu nedenle bir plan “Ne?” sorusundan daha çok “Nasıl?” sorusunu cevaplamaya odaklanır.
Plan Nedir?
Yukarıda kısaca tanımlanan plan ve planlama kavramının ayrıntılarına girmeden bazı özelliklerine bakalım. Planlamanın yakıtı veridir çünkü sağlıklı karar vermek için yeterli miktarda veriye ihtiyaç duyulur. Diğer yandan günümüzün bilgi eksenli sorunlarından en önemlisinin aşırı miktar ve çeşitlilik olduğu düşünülürse verinin “yeterliden daha fazla” olmaması gerektiğini de söyleyebiliriz.
Plan taştan oyulmuş bir anıt değildir. Değişen şartlara göre değişebilmeyi sağlayan esnekliğe ve uyarlanma imkânlarına sahip olmalıdır. Diğer yandan planın başarı kriterlerinden bir diğeri ise planın yürütülmesinden sorumlu olanların planın geliştirilme ve hazırlanma sürecine de katılmış olmalarıdır. Böylece planın hazırlanması sürecindeki düşünce ve yaklaşımların uygulamaya tam olarak yansıma ihtimali yükselmiş olur. Son olarak; “yönetmek için ölçmek gerekir” kuralına bağlı olarak planın uygulama sürecindeki işleyişinin uygun göstergeler kullanılarak izlenmesi şarttır.
Bir plan yapılacak eylemlere ilişkin bir talimatlar dizisinden meydana gelir. Her talimat; yapılacak işin kimin tarafından gerçekleştirileceğini belirtir. Gene talimatta eylemin ne şekilde, hangi zaman diliminde ve hangi kaynakların kullanılarak yapılacağı belirtilir. Plan sayesinde birbiri ile ilişkisiz gibi görülebilen eylemler bir mantık çerçevesinde düzenlenmiş olur. Tek tek bağımsız eylemlerin dağınık sonuçlar oluşturması yerine eylemlerin belli bir hedefe (vizyona ve ilgili stratejiye) odaklanması sağlanır.
Öncelikle bir plan ölçülebilir amaçlara sahiptir. Plan, her ne kadar bir dizi eylemden (eylemlerle ilgili talimatlardan) oluşuyorsa olsa da aynı zamanda firma ortaklarının ve plana erişim hakkı bulunan paydaşların muhtemel sorularının cevaplarını içerir. Gene plan riskleri, beklenmedik durumları ve seçenek durumları dikkate alır, değerlendirir. Riskleri en aza indirmek ve olumsuz sonuçların etkilerini azaltmak için önlemler geliştirir.
Neden Plan?
İşletmelerde planlamanın yokluğu birkaç basit nedene dayanır. Örneğin iş sahibi veya yönetici planlama yöntem ve teknikleri konusunda bilgisizdir. Bir başka örnek olarak planlamayı zaman ve emek kaybı olarak algılayan bir zihniyetten söz edebiliriz. Bazı kurum ve kuruluşlarda ise plan, kâğıt üzerinde veya bilgisayar ortamında hazırlanmış olduğu halde uygulanma şansı bulamaz. Böyle bir durum ya planın birimlere yayılımı yapılamıyordur ya da çalışanlar planın önem ve değerini bilecek ölçüde bilgili değillerdir. Diğer yandan uygun katılımla hazırlanmış planların özenle uygulanmasının işletmenin başarısı ile sonuçlandığı pek çok örnek vardır.
Planlama olmaksızın gerçekleştirilecek iş konusunda düşünceler dağınıktır. Planlama sayesinde fikirler düzenli hale gelir, bir hedefe yönelirler. Planlama sürecinde tüm seçenekler gözden geçirildiğinden herhangi bir durumun dikkate alınmama ihtimali azalır; zayıflıklar, tehditler ve fırsatlar tanımlanıp değerlendirilir. İşleyişin izlenmesi için kriterler belirlenmesi nedeniyle bir plan aynı zamanda bir denetim aygıtıdır. Son olarak; plan etkili bir iletişim aracıdır; plan sayesinde doğrudan veya dolaylı olarak yönetim kademeleri arasında, ortaklarla, tedarikçilerle ve diğer ilgili paydaşlarla iletişim ortamları oluşur.
DÖRT
İş planlaması konusuna kaldığımız yerden devam edelim. Sağlam bir planlama disiplinini edinmemiş veya operasyonlar içinde boğulmayı seven kişiler planlamayı gereksiz bulurlar. Fakat bir işin çevresel şartları daha karmaşık hale geldikçe planlama da kaçınılmaz olur. Ancak düşük karmaşıklık düzeyindeki işlerin ayrıntılı planlara ihtiyaç duyulmadan yürümesi mümkündür. Dolayısıyla bir işin kurgulanmasında (ne az ne de fazla ama) doğru düzeyde planlama çalışması yapmak gerekir.
Planın Hedefinde Kim Var?
Bir işletmenin pazarda mal ve hizmetleriyle hitap ettiği bir müşteri segmenti vardır. Benzer biçimde bir plan da herkes için değil; belli bir kitle ya da kişi hedeflenerek hazırlanır. İş planının hangi amaçla kime ya da hangi kuruluşa yönelik olarak hazırlandığı içeriğinin ve biçiminin belirlenmesinde etkili olur. Çoğu zaman planlar iş sahiplerine ya da üst düzey yöneticilere, olası yatırımcılara, borç para verecek olanlara veya (TÜBİTAK, KOSGEB, Kalkınma Ajansı, bakanlık ya da vergi dairesi gibi) devletin çeşitli birimlerine yönelik olarak hazırlanır.
Planın amacı kadar işin (işletmenin) büyüklüğü de kapsamın belirlenmesinde etkili olur. Büyük ya da küçük bir yatırım için bir büyük sanayi işletmesinde veya bir KOBİ’de hazırlanacak iş planı temelde benzer olmakla birlikte farklı özellikler taşıyabilir. Gene planlama yönetsel olarak üstten alta doğru (farklı düzeyleri ifade etmek üzere) stratejik, taktik ve teknik şeklinde değişik isimler alır.
Plan Neler İçerir?
Bir iş planında somut olarak nelerin var olması gerektiği konusunda hazır bir reçete veya kolay bir liste verilemez. Bu tespiti yukarıda özetlediğim değişken durum doğrular. Buna rağmen bir planda hangi temel yapıtaşlarının bulunabileceğini söyleyebiliriz.
Plan bir işletmeyi ya da onun bir birimini özne kabul ederek hazırlanır. Örneğin bir işletmenin bütünü için insan kaynakları planlaması yapılacaktır veya daha dar anlamda satış ekibinin güçlendirilmesine yönelik bir plan yapılacaktır. Durum ne olursa olsun bir plan öncelikle özne kabul ettiği yapının mevcut durumunu ortaya koymalı ve analiz etmelidir. Özetle; planın yapıtaşlarından birisi mevcut durumun analizidir.
Eğer bir ekonomik işletmeden söz ediyorsak bir iş planı kendini çevreleyen ortamdaki pazar ve rekabet şartlarını incelemek ve değerlendirmek zorundadır. Bu bağlamda müşteriler, tedarikçiler, rakipler ve işbirliği imkânları ele alınır.
Çoğu zaman iş planı vesilesi ile ya yeni bir iş kuruluyor ya da pazara yeni bir ürün veya hizmet sunuluyor olabilir. Her iki durumda da pazara sunulacak ürün veya hizmetin tanım ve özellikleri ile rakip – ikame – tamamlayıcı ürün veya hizmetlerin tanım ve nitelikleri planda ele alınır.
Sonuçta; plan bir işin başarılması amacıyla yapılmaktadır. Dolayısıyla başarının ne anlama geldiği ve nasıl ölçüleceği de planın bir parçası olmak zorundadır. Planda ulaşılmak istenen hedefler ölçülebilir kriterlerle belirtilir.
Plan ve bütçe kavramları adeta ikiz gibidirler. Ne plansız bütçe ne de bütçesiz plan mümkündür. Bu nedenle iş planının önemli bir bölümünü gelir ve giderleri ortaya koyan bütçe hesaplamaları ve bunlarla ilgili açıklamalar oluşturur. Bu bağlamda plan sürecinde olabilecek gelişmelerle ilgili ekonomik öngörüleri de bir plan unsuru olarak sayabiliriz.
Plan, sonuçta bir plandır yani tahminlere dayanır. Hatalı varsayımlar, beklenmedik olaylar veya ihmal edilmiş parametreler uygulama aşamalarında planın yörüngesinden sapmasına neden olabilir. Bu nedenle iyi hazırlanmış bir planın olası risk ve tehditlerle planı etkileyebilecek yeni fırsatları dikkate alması ve bunlarla ilgili olağandışı durumları değerlendiren bir bölüm bulundurması gerekir.
