Firmaya Yakından Bakmak – 1
Gürcan Banger
Küreselleşme olarak isimlendirilen yönelimin etkilerinden birisi ülkelere dışarıdan mal ile hizmet giriş – çıkışındaki kolaylaşma ve esneklik oldu. Üretim teknik alanındaki ilerlemelerin bilişim, iletişim ve lojistik teknolojilerindeki yükselen ivmeye eklemlenmesiyle birlikte, dünyanın herhangi bir yerindeki mal ve hizmet ile bunlara ilişkin bilgilere ulaşmak kolaylaştı. Bu dünya durumu, ülkelerin ve firmaların daha yüksek katma değer elde etme çabaları ile birleşince, ulusal ve uluslararası düzeyde rekabet sertleşti; firmaların ayakta durmak için yapmaları gereken işler çoğaldı. Artık ‘babadan kalma’ usullerle yerel piyasalarda dahi rekabet edip mal ve hizmet satabilmek mümkün değil. Geçmişte ‘tekel’ gibi davranabilen firmaların bile artık içeride ve dışarıda çok ciddi rakipleri var. Diğer yandan firma bütünlüğünü, sürdürülebilirliğini ve kârlılığını koruyabilmek için yerel ve ulusal piyasalar yeterli olmamaya başladı. Pek çok sektörde firmanın sürekliliğini sağlayıp büyüyebilmesi için yurt dışına mal ve hizmet satabilmesi zorunlu bir davranış haline dönüştü.
Yeni Çağın Şartları
Çağın koşullarına uygun bir firma olabilmek ve sert rekabet koşullarına cevap verebilecek kurumsal yapıya kavuşmak, artık firmaların özenle gözetmesi gereken bir gerçek olarak karşımızda duruyor. Bu nedenle firma içinde işlerin ne biçimde yapıldığı –ki buna “iş modeli” diyoruz, zafiyet ve eksiklik sorunlarının nasıl giderileceği daha önemli hale geldi. Bir sorunu çözebilmek için öncelikle onun farkında olmak gerekir.
Bir işletme için birincil derecedeki tehlikelerin başında, müşteriye doğru cevabı gereken çabuklukta verememek gelir. Firma, öncelikle bu problemin farkında olmalı ve nedenleri üzerinde bilgilenmelidir. Bazı işletmelerde müşteriye hızla ve doğrulukla cevap verilememesinin nedeni; doğru işlemeyen, güncel olmayan ve erişim sorunları bulunan veri kayıt sistemidir. Pek çok örnekte; kötü bir bilgisayar donanımı kadar, verimsiz bir yazılım veya bu sistemi kullanmak için yeterli olmayan personel dikkati çeker. Düzenli bir veri sistemi olmayan işletmede, müşterinin geçmiş bilgilerine gereken hızda erişememek beklenen bir durumdur. Unutulmamalı ki; müşterinin her zaman acelesi vardır ve o her zaman haklıdır.
Kimi işletmeler sipariş alırken veya satarken, Güleryüz Oskarı’nı alabilecek bir davranış modeli sergilerler. Diğer yandan müşteri sorun ve şikâyetleri, malın kusurlu ve ayıplı olması durumlarında ise bir canavar acımasızlığı ve duyarsızlığı görüntüsü verirler. Her firmanın, kendi ölçülerinde müşteri şikâyet ve dilekleri için geliştirilmiş dinamik bir sistemi olmalıdır.
Firma ölçeği büyüyüp çok departmanlı ve çok çalışanlı bir biçime ulaştığında, çoğu zaman sorunlar da eş ölçekle büyürler. Bu tür şirketlerde departmanlar arasındaki bilgi akışındaki sorunlar ilk dikkati çeken konular arasındadır. Bazı departman yöneticileri, diğerleri ile aralarına duvarlar örerek kendilerini ‘akılları sıra’ korumaya çalışırlar. Başka örneklerde ise; bölümler arası bilgi akışını sağlayacak mekanizmalar geliştirilmemiştir. Her iki durumda da; aynı veya benzer işler, değişik bölümler tarafından tekrarlı olarak yapılır; dolayısıyla kaynak kaybına neden olurlar.
Benzer işlerin birkaç farklı departman tarafından yapıldığı durumlar, bazen müşteriye de yansır. Aynı konu için aynı şirketin farklı bölüm çalışanları tarafından aranan müşterinin şaşkınlığı, devamında o şirkete olan güvensizliğe dönüşür. Bu tür sorunların ilk çözüm yolu, şirketin organizasyon şeması ve görev tanımlamaları konusundaki iyileştirmelerdir.
Çok bölümlü ve çok çalışanlı işletmelerin bir diğer sorunu ise yıpratan ve bıktıran toplantılardır. Saatler boyu süren ve sonuçta hiç bir elle tutulan sonucun üretilmediği toplantılar, bir firmanın zarar merkezlerinden birisi olarak yer alır. Hele ki; bu toplantılar, sık olarak ve olur olmaz zamanlarda yapılıyorsa, zararın boyutlarını dahi hesaplamak mümkün olmaz. Çok sayıda verimsiz toplantı yapmanın ‘ikiz kardeşi’, hiç toplantı yapmamaktır. Toplantı, bir işletme içindeki iletişim araçlarından birisi ve en yaygın kullanılanıdır. Fazla ve eksik kullanımının her ikisi de zararlı sonuçlar verir.
