İşletmenin Örgütsel Yapısı

Gürcan Banger

Üniversitelerin İşletme konulu bölümlerinde verilen derslerin bazıları isimlerinde ve içeriklerinde organizasyon ve örgüt sözcüklerini içerir. Bu sözcüklerin altındaki kavramlar, ekonomik işletmeler yanında kamu ve sivil toplum yaşamında yönetimin önemli konularından birisidir. Bir araştırma yaptığınızda kütüphanelerde, kitapçı raflarında ve İnternet ortamında bu alanda yapılmış sayısız çalışma ile karşılaşırsınız.

Diğer yandan teorik düzeyden güncel ekonomik yaşama indiğinizde örgütsel yapının işletmelerde fazlaca dikkate alınan bir konu olmadığını fark edersiniz. Örneğin işletmenin organizasyon şeması ISO 9000 gibi bir sertifikanın alınması ihtiyacı gibi zorunlu hallerde akla gelir ve hazırlanır. Çoğu şema ise aslında ‘dostlar alışverişte görsün’ anlamında çizilmiş ve asla hatırlanmayan bir dosyaya kaldırılmıştır. Özetle; örgüt (organizasyon) olgusunun işletmenin özünün ve içeriğinin dışa yansıyan formu olduğu daha baştan ihmal edilmiş ve unutulmuştur.

Öz ve Biçim

Eğer bir ekonomik işletme gibi bir işi yerine getiren bir fonksiyonel yapıdan söz ediyorsak karşımızda öz (içerik) ve biçim olarak iki unsur var demektir. Bu iki unsurun birbirleri ile ilişkisini anlatırken biçim özü takip eder, deriz. Bir başka deyişle işletmenin örgütsel yapısı yapılacak işe göre hazırlanır. Bu nedenle farklı iş modellerine sahip işletmelerin organizasyon yapıları birbirilerinden farklılıklar gösterir.

Eğer organizasyon (örgüt) yapılan işe göre şekilleniyorsa bu durumda işteki öze ilişkin değişimlerin örgütsel yapıya da yansıması gerekir. Örneğin işletme stratejileri değişiyorsa, hiç kuşkusuz buna bağlı olarak işletmenin örgütsel yapısı da değişecektir. İş pozisyonları, bunlara bağlı görev ve sorumluluklar, pozisyonlar arası ilişkiler ve işletmenin organizasyon şeması da işletmedeki değişime göre farklılaşır.

Örneğin bir işletmenin ürünlerini mağaza satışı dışında e-ticaret veya bayilik sistemi gibi başka kanallara yönlendirdiğini göz önüne getirin. Böyle bir değişim kararı, firmanın satış ve pazarlama ile ilgili örgütsel yapısının yenilenmesine yol açmalıdır.

Örgütsel Yapının Oluşumu

Örgütsel yapının ne zaman değiştirileceği sorusunu cevaplamadan önce iş sahibinin kendisine sorması gereken soru “Bu işletmede gerçek anlamda bir örgütsel yapı var mı?” şeklinde olmalıdır. Geleneksel usullerle kurulmuş pek çok işletmemizde akılcı bir organizasyon yapısı asla düşünülmemiştir. Çoğu zaman işletme birimleri iş ortaklığı, aile ilişkisi veya başka tanışıklık nedeniyle istihdam edilen kişiler etrafında oluşmuştur. Bu kişiler de baştan tanımlaması yapılmamış pozisyonların gereklerini bilgi ve deneyimlerinin yerine el verdiği kadar yaparlar. İşletmelerimizde iç eğitim ihtiyacının yeterince anlaşılmadığı da düşünüldüğünde vahim manzarayı kavramak daha kolay hale gelir.

Bir yapının tasarımını göz önüne getirin. Bir yapı tasarımcısı (mimar) önce fonksiyonel birimleri listeler: Günlük yaşam alanları, uyuma ve dinleme ortamı, yeme-içme hazırlıkları için gerekli mekân, banyo ve tuvalet gibi ıslak ortamlar… Daha sonra bunları birbirleri ile olması gereken ilişkilere göre elindeki tasarım alanına (örneğin arsaya) yerleştirir. Koridorlar, kapılar ve pencereler aracılığıyla iç ve dış ilişki düzenini kurar. Özetle; fonksiyondan biçime doğru ilerleyen bir yapı kurar. Bir işletme kuruluşunda da işin mimarı olan girişimci benzer akıl yürütmeyi kullanmak zorundadır.

Eğer bir işletmeniz varsa (veya bir iş kurma düşüncesinde iseniz) düşünmeniz gereken konulardan birisi nasıl bir örgütsel yapıya ihtiyacınız olduğudur. Hangi iş pozisyonları ve bunlara bağlı hangi görevler olmalıdır? Pozisyonlar arası iş ve bilgi akışları nasıl gerçekleşecektir? Bunlar nasıl bir organizasyon şeması gerektirecektir? Özetle; işletmenin başarısına öz ve ona bağlı geliştirilmesi gereken biçim (organizasyonel yapı) birlikte imza atarlar.