Süreç Diye Bir Şey…

Gürcan Banger

Her konunun bir jargonu var. Bu jargon hakkında biraz bilgilenmeden o konunun detaylarına inmek mümkün olmuyor. İş kültürü ile ilgili kavramlardan söz ettiğimizde sıkça kullandığımız sözcüklerden birisi süreç –yabancı dilden aktarıldığı biçimiyle proses– oluyor.

Süreç Nedir?

Süreç, örneğin bir ürünü yapmak için gerekli tüm işlemleri (adımları) içerir. Süreç, müşteri için değer içeren bir sonucun yaratılması için bir dizi ilişkili görev anlamına gelir. Hatırlanacağı gibi; ürünün bir değer olarak düşünülmesinin nedeni onun müşterinin ihtiyaç ve beklentilerini tatmin etmesidir. Dolayısıyla işletme kültüründe süreç, bir müşteri değeri yaratmanın adımları toplamıdır.

İş kültüründe süreç kavramına bir bütün olarak bakma yaklaşımı tercih edilir. Buradaki ana fikir, süreç iyileştirme bakış açısından kaynaklanır. Şöyle ki, bir sürecin tek tek adımlarında yapılacak iyileştirme ile tamamının daha ‘iyi’ hale geleceği güvence altına alınamaz. Bu nedenle süreci bir bütün olarak görmek, ayrıntılar arasında kaybolmayı engelleyebilir. Bir örnek vermek gerekirse; orman ağaçlardan oluşur ama orman bir bütün olarak ağaçların basit toplamından daha büyük ve kapsamlı bir ‘şeydir’.

Süreçler ve İş

Bir işletmede ürünler (ve hizmetler), süreçler sayesinde üretilir. Daha iyi ürünler üretmek için daha iyi süreçlere gerek duyarsınız. Süreçlerinizi iyileştirdikçe, bu durum size rakiplerinize göre rekabet üstünlükleri sağlamaya başlar. Daha etkili ve verimli süreçler sayesinde daha iyi ürünler (ve hizmetler) üreterek müşteri değerini ve tatminini artırmış olursunuz. Bir işletmenin varoluş nedeni de müşteri değeri üretip bunu pazara sunarak kazanç elde etmek değil mi?

Pek çok ürün bir dizi sürecin birleşmesiyle oluşur. Örneğin bir otomobilin üretimini göz önüne getirin. Ne kadar karmaşık ve iç içe geçmiş bir süreçler topluluğu… Süreçlerin bazıları otomobili üreten işletmenin dışında gerçekleşiyor. Kimi süreçler ve ürünü bütünleştirme ise otomobili üreten işletmenin içinde yerine getiriliyor. Özetle; iş akışının –iş bütünlüğünün– bir kısmını kendi işletmemizde, bazı süreçleri ise başka işletmelerde yapıyoruz. Yapmayı veya dışarıdan satın lamayı gerçekleştirirken yol göstericimiz maliyetler oluyor.

Bir başka örneğe geçelim. Örneğin evde birkaç kişiden oluşan aileniz için yemek yapacaksınız. Yemek yapma konusunda biraz bilgisi olan herkes, ne tür araçlara ve malzemeye ihtiyacı olduğunu ve yemeğin nasıl hazırlanacağını bilir. Hatta bu konuda uzman olanlar ‘nefis’ olarak nitelendirilebilecek düzeyde yemek yapabilirler.

Yemek yapma işi de bir süreçtir. Sürecin adımları sırayla gerçekleştirilir. Ortalama bir yemeği aşan lezzet farkı ayrıntılarda ortaya çıkar. Diğer yandan söz konusu yemeği bir yemek fabrikasında 500 kişilik olarak yapmak isterseniz durum değişir. Evde birkaç kişi için yemek yapmak üzere kullandığınız süreç adımları, bir yemek fabrikasında geçerli olmayabilir. Yemek hazırlama işi endüstriyel bir noktaya geldiğinde iş akışı, buna bağlı süreçler ve bu süreçleri oluşturan adımlar değişir. Bu değişim; mekânın, örgütsel yapının, yönetim anlayışının, insan kaynaklarının, malzeme tedarikinin –velhasıl konuyla ilgili her şeyin– yeniden düzenlenmesini gerekli kılar.

Süreçler, bunların hazırlanması, yönetimi ve iyileştirilmesi genelde işletmelerde iş sahipleri ve yöneticiler tarafından iyi anlaşılan konular değildir. Öyle ki, pek çok iş sahibi ve yönetici süreçleri yeterli açıklık ve ayrıntıda ifade etmekte zorluk çekerler. Süreçler işletmenin önemli unsurlarıdır. İyi hazırlanmaları, anlaşılmaları ve izlenmeleri gerekir. İşletme için müşteri tatmini, maliyet avantajları ve kârlılık kaynakları bu süreçlerin etkililiğine, verimliliğine ve iyiliğine çok yakından bağlıdır.