İşi Planlamak - 3

Yazdır

İşi Planlamak - 3

Gürcan Banger

Bir işletme için plan, stratejileri uygulamak ve amaçları gerçekleştirmek için taktik düzeydeki araçlardan oluşur. Bu çerçevede bir planda ihtiyaç duyulan eylemlerin kimin tarafından ne zaman gerçekleştirileceğine ilişkin bilgiler yer alır. Bu nedenle bir plan “Ne?” sorusundan daha çok “Nasıl?” sorusunu cevaplamaya odaklanır.

Plan Nedir?

Yukarıda kısaca tanımlanan plan ve planlama kavramının ayrıntılarına girmeden bazı özelliklerine bakalım. Planlamanın yakıtı veridir çünkü sağlıklı karar vermek için yeterli miktarda veriye ihtiyaç duyulur. Diğer yandan günümüzün bilgi eksenli sorunlarından en önemlisinin aşırı miktar ve çeşitlilik olduğu düşünülürse verinin “yeterliden daha fazla” olmaması gerektiğini de söyleyebiliriz.

Plan taştan oyulmuş bir anıt değildir. Değişen şartlara göre değişebilmeyi sağlayan esnekliğe ve uyarlanma imkânlarına sahip olmalıdır. Diğer yandan planın başarı kriterlerinden bir diğeri ise planın yürütülmesinden sorumlu olanların planın geliştirilme ve hazırlanma sürecine de katılmış olmalarıdır. Böylece planın hazırlanması sürecindeki düşünce ve yaklaşımların uygulamaya tam olarak yansıma ihtimali yükselmiş olur. Son olarak; “yönetmek için ölçmek gerekir” kuralına bağlı olarak planın uygulama sürecindeki işleyişinin uygun göstergeler kullanılarak izlenmesi şarttır.

Bir plan yapılacak eylemlere ilişkin bir talimatlar dizisinden meydana gelir. Her talimat; yapılacak işin kimin tarafından gerçekleştirileceğini belirtir. Gene talimatta eylemin ne şekilde, hangi zaman diliminde ve hangi kaynakların kullanılarak yapılacağı belirtilir. Plan sayesinde birbiri ile ilişkisiz gibi görülebilen eylemler bir mantık çerçevesinde düzenlenmiş olur. Tek tek bağımsız eylemlerin dağınık sonuçlar oluşturması yerine eylemlerin belli bir hedefe (vizyona ve ilgili stratejiye) odaklanması sağlanır.

Öncelikle bir plan ölçülebilir amaçlara sahiptir. Plan, her ne kadar bir dizi eylemden (eylemlerle ilgili talimatlardan) oluşuyorsa olsa da aynı zamanda firma ortaklarının ve plana erişim hakkı bulunan paydaşların muhtemel sorularının cevaplarını içerir. Gene plan riskleri, beklenmedik durumları ve seçenek durumları dikkate alır, değerlendirir. Riskleri en aza indirmek ve olumsuz sonuçların etkilerini azaltmak için önlemler geliştirir.

Neden Plan?

İşletmelerde planlamanın yokluğu birkaç basit nedene dayanır. Örneğin iş sahibi veya yönetici planlama yöntem ve teknikleri konusunda bilgisizdir. Bir başka örnek olarak planlamayı zaman ve emek kaybı olarak algılayan bir zihniyetten söz edebiliriz. Bazı kurum ve kuruluşlarda ise plan, kâğıt üzerinde veya bilgisayar ortamında hazırlanmış olduğu halde uygulanma şansı bulamaz. Böyle bir durum ya planın birimlere yayılımı yapılamıyordur ya da çalışanlar planın önem ve değerini bilecek ölçüde bilgili değillerdir. Diğer yandan uygun katılımla hazırlanmış planların özenle uygulanmasının işletmenin başarısı ile sonuçlandığı pek çok örnek vardır.

Planlama olmaksızın gerçekleştirilecek iş konusunda düşünceler dağınıktır. Planlama sayesinde fikirler düzenli hale gelir, bir hedefe yönelirler. Planlama sürecinde tüm seçenekler gözden geçirildiğinden herhangi bir durumun dikkate alınmama ihtimali azalır; zayıflıklar, tehditler ve fırsatlar tanımlanıp değerlendirilir. İşleyişin izlenmesi için kriterler belirlenmesi nedeniyle bir plan aynı zamanda bir denetim aygıtıdır. Son olarak; plan etkili bir iletişim aracıdır; plan sayesinde doğrudan veya dolaylı olarak yönetim kademeleri arasında, ortaklarla, tedarikçilerle ve diğer ilgili paydaşlarla iletişim ortamları oluşur.

(Devamı var.)