İşi Delege Etmek – 1

İşi Delege Etmek – 1

Gürcan Banger

İngilizce “delegate” sözcüğünü iş kültürü disiplininin bir unsuru olarak “delege etmek” şeklinde Türkçeye çeviriyoruz. Sözcüğün ilk şekli, “göndermek” anlamına gelen Latince bir sözcüğe dayanıyor. Ne yazık ki, kavramın anlamını tam olarak verecek –Türkçe kaynağından üretilmiş– bir sözcük bulamadım. Günümüz iş kültüründe devretmek, görevlendirmek, yetkilendirmek, yetki aktarmak, vekil yapmak, emanet etmek fiillerinin bir bileşimi olarak kullanılıyor. Bunu bir faaliyet olarak isimlendirdiğimizde ise “delegasyon” diyoruz. Kavram konusundaki bu karmaşanın bir nedeni ise farklı kurum ve kuruluşlarla literatürde eksiği ve fazlasıyla –zaman içinde de değişen– farklı şekillerde anlaşılması ve tanımlanmasıdır. Birkaç sözcük birden kullanarak tanımlamak istersek “yetki, kaynak ve sorumluluk aktararak görevlendirmek” diyebiliriz.

Delegasyon konusunun iş kültürü gündeminde yoğun kullanımının bir nedeni, iş kavramının giderek daha karmaşık ve zaman alıcı hale gelmesidir. Gelişen iş şartları bir kişinin daha fazla yükü kaldıramayacağı bir noktaya gelmesi ile elindeki rol ve görevlerden bazılarını bir başka kişi ya da birime bırakmasını gerektiriyor. İş felsefesi açısından ise âdem-i merkeziyet ve yönetişim kavramlarının giderek daha fazla ilgi görmesi, delegasyon konusunu canlı tutuyor. Bu felsefe, –eğer iş süreci bir hiyerarşiler piramidi ise– herhangi bir faaliyetin (dolayısıyla kararın) yapılabilen en alt kademede yapılmasını söylüyor. Buna “yerindenlik (İng. subsidiarity) ilkesi” denir.

Ekonomik işletme gibi bir kuruluşta işi delege etmek, yönetim becerilerinden bir tanesidir. Bu becerinin etkili kullanımı ile yönetim kademeleri –dolayısıyla kuruluşun kendisi– daha verimli işleme imkânlarına sahip olur. Yataylaşma konusunda ne denli gayret olursa olsun, yönetim her zaman dik veya basık bir piramit oluşturur. Piramidin tabanında kişisel takdir gerektirmeyen operasyonel işler (roller ve görevler) bulunurken, daha üst katmanlarda stratejik yönetim faaliyetleri yer alır. Görece üst yönetici, bazı rol ve görevlerini alt kademelere aktararak (delegasyon sayesinde) daha değerli fırsatları araştırmak ve yönetmek için daha fazla zamana sahip olur.

Nasıl?

Delege etmenin kendisi de bir beceridir ve öğrenilip geliştirilmesi gerekir. Delegasyon süreci, öncelikle buna ihtiyaç olup olmadığının kesin olarak belirlenmesi ile başlar. Bir kuruluştaki her rol ve görev, konuyla ilgili bilgi ve deneyimi gerektirir. Bu da yeni bilgi ve becerilerin öğrenilmesi demektir. Bir işi delege etmenin ilk adımı, işi üstlenecek olanın gerekli biçimde donatılması ve eğitilmesinden oluşur.

Delegasyon, kuruluşta iş kültürünü ve insan kaynağını geliştirmenin önemli araçlarından birisidir. Bu konu, delege eden yöneticiyi daha üst kademelere doğru tırmandırırken, aynı zamanda daha alt kademelerde yer alan çalışanların yetkinleşmesini sağlar. Delegasyonun tam olarak hedeflerine ulaşması açısından basit görevler veya faaliyetler yerine ilgili işin tamamının veya bütünlük özelliği gösteren büyükçe iş parçalarının delege edilmesi uygun olur. Her an yapılagelen sıradan ve basit bir iş parçası nedeniyle yapılan ‘iş aktarımı’ delegasyon sayılmaz. Delegasyon olgusu, ilkesel olarak yetki, sorumluluk ve kaynak ile özelde bunlara ilişkin karar verebilmeyi içermelidir.

Delegasyon kapsamında yetki, sorumluluk ve kaynak aktarımı işin ‘anahtarlarının teslim edilmesi’ anlamına gelmez. Delege edilecek işin sınırlarının ve kapsamının açık ve anlaşılır biçimde belirlenmesi gerekir. Delegasyon, kuruluşun organizasyon şeması ve rol-görev tanımlarının güncellenmesi anlamına gelebileceğinden bunun önemine uygun bir uygulama yapılmalıdır. “Delegasyondan nasıl bir sonuç ve çıktılar demeti beklenmektedir?” ve “Delege edilen kişinin işin iyileştirilip geliştirilmesine yaratıcı katkıları neler olabilir?” gibi sorulara daha baştan cevap aramak gerekir.

(Devamı var.)