by 
Yazdır
İşi Delege Etmek – 2
Gürcan Banger
Gitmek istediğiniz yeri bilmezseniz, oradan ne kadar uzakta olduğunuzu da bilemezsiniz. Bir işi başarıyla yapmanın ilk adımı, varılmak istenen noktayı ve ulaşılmak istenen başarıyı tanımlamak olmalı. Böylece ilerlemenin performansını görmek, gerekirse düzeltme ve iyileştirmeleri belirlemek mümkün olacaktır. Bu tespit, işin delege edilmesi konusunda da geçerlidir. Eğer bir iş delege edilecekse, bunu üstlenecek kişi ya da birimin performansının ne olduğunun –ne beklendiğinin– açıklıkla belirlenmesi gerekir. Böylece delege eden süreci izleyip değerlendirme imkânı bulurken, yeni yüklenici de başarılı olmak için bir pusula sahibi olacaktır.
İş, çoğu zaman düzensiz bir şekilde gelişen çalı gibidir. Başta basit bir yapısı olan işe zaman ilerledikçe ve ihtiyaç oluştukça yeni faaliyetler ve işlemler eklenir. Daha da kötüsü; zaman içinde bu eklentilerin pek çoğu gereksiz, etkisiz veya verimsiz hale geldiği halde aynı şekilde yapılmaya devam edilir. Bu nedenle delegasyon süreci, öncelikle delege edilecek işin ayıklanması anlamına gelir. Aktarılacak işin içine gömülmüş olan ve atık – israf üreten faaliyet ve işlemlerden kurtulmak gerekir. Bu nedenle delegasyon, aynı zamanda bir yalınlaştırma faaliyetidir. Bir başka deyişle delegasyonu, bir yalınlaştırma fırsatı olarak da görmek uygun olur.
Bir işi delege etmenin mantığı, –basit olarak– delege edenin kendi sorumluluğundaki konu ve fırsatlara daha fazla zaman ayırması ve işi yüklenenin kendisini geliştirmesidir. Burada (veren ve alan arasında) yeni bir yönetim arayüzü oluşur. Bu arayüzdeki iletişimin yetki, sorumluluk ve kaynaklar açısından açık ve sağlam biçimde tanımlanması gerekir. Eğer yönetim (yönetişim) arayüzü nitelikli biçimde oluşmazsa işi yüklenen biteviye sormak, danışmak ve onay almak veya devreden sürekli olarak denetlemek durumunda kalır. Sonuçta delegasyondan beklenen başarılı sonuç(lar) alınamaz.
Delege Edenin Sorumluluğu
Bir işin bir kişi ya da birime delege edilmesi düşüncesi oluştu ise bu durumda işi alacak olan konusunda bir yeterlilik ve yetkinlik kanaati de oluşmuş demektir. Yükümlülüğü alacak kişinin beceri ve yeteneklerinin azımsanmaması gerekir. Hatta o kişi ya da birimin kendisi için oluşan kanaatten biraz daha fazlasını yüklenebileceği öngörülebilir. Örgüt deneyimi genellikle bu öngörünün başarılı olduğunu gösterir.
İşi delege etmenin kapsamı ne olursa olsun, yeni yüklenicinin her zaman için bilgi vermesi ve raporlama yapması gereken durumlar olacaktır. Olmalıdır da… Burada dikkat edilmesi gereken nokta, delege edene sunulacak raporun zamanlaması ve kapsamıdır. Hiç kuşkusuz; yeni yükümlünün karar vermekte zorlanacağı sorunlu durumlar olacak ve yapılması gerekenlerle ilgili olarak danışması gerekecektir. Olağan raporlama konusunda ise raporun hangi durumlarda ve ne kapsamda yapılacağının açıklıkla belirlenmesi gerekir.
Eğer bir kuruluşta bir süreç veya faaliyet varsa, bu durumda bu işin bir yürütücüsü, en az bir danışılanı, ihtiyaca göre bir ya da daha fazla bilgi verileni ve aynı anda birden fazla olmamak üzere onaylayanı vardır.
İşi delege etmesi gereken yönetici, bazen bir projeyi bütün olarak delege etmeyi düşünüp büyüklüğü karşısında geri adım atar. Hâlbuki delegasyon süreci, adımlar ve aşamalar halinde gerçekleştirilebilir. İşin birkaç adım ve aşamasının başarılı şekilde delege edilmesinin oluşturduğu başarı ve güvenle birlikte sonraki adım ve aşamalarla devam edilebilir. Pek çok durumda bir büyük gelişmenin küçük damlalarla oluştuğunu unutmamak gerekir.
(Devamı var.)
by 
