by 
Yazdırİyimserim, İyimsersin, İyimseriz
Gürcan Banger
İnsanlar piyango bileti aldıktan sonra büyük ikramiyenin kendilerine çıkabileceği konusunda inanışlarında artış oluyormuş. Bunun adı iyimserlik olmalı. Ama yaşadığımız tek tuhaflık bundan ibaret değil. Projelerin zamanında tamamlanmamasında etkili olan birincil neden hangisidir? İyimserlik… Her şeyin yolunda gideceğini, aksilikler ve beklenmeyen sorunlar oluşmayacağını düşünerek proje süresini olması gerekenden kısa tutmamıza neden olan iyimserlik… Hâlbuki darboğazlar, aksilikler ve sorunlar her sürecin olağan parçalarıdır. Önemli olan, bunları öngörmeyi başarabilmektir.
Bir projenin başlangıç tarihini öteleyen potansiyel engelleri veya değişikliğe neden olabilecek faktörleri önceden öngörebilmek önemlidir. Bu bağlamda proje takımı ile birlikte belli ve düzenli aralıklarla gidişatı ile sonraki adımları gözden geçirmek gerekir. Özellikle oluşabilecek darboğazlar ve sorunlar önceden görülebilirse, zamanında önlem alarak ve çözüm üreterek gecikmelerin önüne geçilebilir.
Eğer bir projeyi baştan sona yürütmeniz istenirse, soruların en çoğunu ve en önemlilerini projenin başlangıç tarihinden önce sormanız gerektiğini bilmelisiniz. Bu sorulara alacağınız cevaplar projeyi daha iyi tanımanıza neden olacaktır. Aynı zamandan proje sonunda istenen çıktılar konusunda daha donanımlı hale geleceksiniz.
Proje bir faaliyetler toplamıdır. Bu faaliyetler için atanan süreler, sonuçta toplam proje süresini belirler. Faaliyetler ve proje için süreler atanırken, yolunda gitmeyecek bazı işler olabileceği dikkate alınmalıdır. Örneğin proje dış ortamda gerçekleştiriliyorsa, toplam süre içindeki meteorolojik durumun dikkate alınması gerekebilir. Döviz kuru üzerine yapılmış bazı varsayımlar beklenmedik ekonomik nedenler dolayısıyla bütçeyi etkileyen sonuçlar oluşturabilir. Hammadde tedarikçilerinde oluşan sıkıntılar nedeniyle imalat süreçleri ve bütçe tahminleri olumsuz gerçekleşebilir. Eğer gerekli risk ve kriz öngörüleri yapılır ve önlemler alınırsa, bu durumda projenin zamanında bitirilebileceğine dair iyimser olunabilir.
Başarının ön şartlarından birincisi başarmaya inanmaktır. Bu nedenle bir proje işine başlandığında vazgeçilmez kural, sürecin başarı ile tamamlanması konusunda inanca sahip olmaktır. Proje ve faaliyetler için ulaşılabilir zaman hedefleri belirlenmeli ve iş-zaman planı gerçekçi olmalıdır. Proje sahibine iyimser sözler vermektense gerçekçi olmak gerekir.
Yönetmek üzere size verilen projenin istenen sürede bitemeyeceğine inanıyorsanız, bu durumu anlaşılır biçimde proje sahibine anlatmalısınız. Ama bununla yetinmeyip hangi şartlar altında projenin başarı ile biteceğini de belirtmek gerekir. İnsanlar (dolayısıyla iş sahipleri ve yöneticiler de) biteviye şikâyet eden ve karşı çıkan kişileri sevmezler. Problem yerine çözüm odaklı olabilen kişiler daha sempatik ve dikkate değer bulunur.
Projenin her aşaması (faaliyet veya süreç adımı) için yürüten, danışılan, bilgi verilen ve onaylayan kişi isimlerinin belirlenmesi gerekir. Acil yardım ihtiyacı durumunda kime başvurulacağı da belirlenmiş olmalıdır. Hiç kuşkusuz; bu isimlerin proje için zaman ayırmaya niyetli olmaları da önemlidir.
Benzer projelerde geçmişte yapılan yanlışlar, sonrakiler için değerli dersler taşırlar. Geçmiş deneyim, gelecekte olabilecekler konusunda bize (ilgili kurumun kültüründen kaynaklanan) önemli ipuçları sağlar. Bunlar hakkında bilgili olmak, aynı yanlışlara tekrar düşmemek konusunda yardımcı olur.
by 
