Gürcan Banger
Bir Japon atasözü “Eylemsiz plan bir hayaldir; plansız eylem ise kâbustur” der. Elimizde bir proje planı olduğunda hemen işe koyulmanın heyecanını yaşarız. Elimizde bir projenin ya da bir iş planının var olması işe koyulmak için her şeye sahip olduğumuz anlamına gelir mi? Böyle bir planın veya projenin yürütülmesi görevi size delege edildiğinde dikkate almanız gereken konular olabilir mi? (Plan veya proje dediğimizde, bunun iş yerinde başarılması gereken bir görev olması şart değildir. Bir sınavın geçilmesi için çalışma süreci, bir diyet programı ya da kişisel gelişim ile ilgili bir faaliyetler bütünü de bu kapsamda düşünülebilir.)
Sorular
Öncelikle kendinize şunları sorabilir ve cevaplayabilirsiniz: Bu iş için periyodik olarak (örneğin her gün) ne kadar zaman ayırabilirim? Bu çalışma için günün hangi saatlerini ya da haftanın hangi günlerini tahsis edebilirim? Yoğunlaşmış çalışma genelde daha iyi sonuç verdiğinden, örneğin günü bölmemek için sabah saatlerini veya öğle sonrası dilimini blok olarak ayırmak verimli olabilir. İnsanlar kendi biyolojik saatlerine bağlı olarak günün farklı dilimlerinde daha verimli çalışmalar yaparlar. Bu nedenle kendi biyolojik saat farkındalığı olan kişi kendi zamanını uygun biçimde tahsis edebilir, ajandasını düzenleyebilir.
Yukarıda özetlediğim gibi bir ön hazırlık, aynı zamanda projenin yürütülmesi konusunda bir iş-zaman planı yapılabilmesini sağlar. Bu çerçevede kişisel ajandanın oluşması, gün içindeki diğer görev ve eylemlerin bu durum dikkate alınarak zamanlanması mümkün olacaktır.
İş yaşamının önemli mottolarından bir diğeri “Ölçmezseniz yönetemezsiniz” şeklindedir. Bunu bir proje veya iş planını düşünerek “Ölçmezseniz yürütemezsiniz” biçiminde de söyleyebiliriz. Proje veya planla ilgili yukarıda anlattığım günlük ve haftalık ajanda düzenlendiğinde, aynı zamanda her gün ve her hafta ne kadar yol alındığının ölçülmesi beklenir. Böylece plan-proje hedefi ile gerçekleşmiş olanın karşılaştırılması mümkün olur. Ortaya çıkan sonuca göre kişisel ajandanın tekrar düzenlenmesi yapılabilir. Örneğin haftalık ölçüm sonrasında hedefin başarılamamış olması moral bozmak için bir vesile haline getirilmemelidir; yapılacak iş, yolunda gitmeyeni düzeltecek önlemler almaktır. Projede veya iş planında faaliyetler için fazladan zaman koymamızın nedeni bu gibi sorunlar karşısında ek önlemler alabilmek içindir.
Bir konuyu açık biçimde saptamak uygun olur. Bir plan, proje veya faaliyet varsa, bu işle ilgili süreçte sorunların ve darboğazların olması yaşamın olağan unsurudur. Önemli olan, önce bu olağanlığı kabul etmek ve oluşabilecek sorunlar karşısında önlemleri alabilmektir. Muhtemel riskler konusunda ne denli önlem alınırsa alınsın, her zaman için beklenmeyen durumlar ortaya çıkabilir. Bunun önlemi, proje veya planı oluşturan (ve gecikme yaşayabilecek) faaliyetler için uygun ek zaman atanmasıdır.
Başarıyı Ödüllendirmek
Kişisel veya sosyal yaşamda başarılı performansın ödüllendirilmesi, yapılan işe ilişkin motivasyonu yükseltici etki yapar. Bu gerçeği bir projenin faaliyetlerinin yürütülmesi konusunda da geçerli kabul edebiliriz.
Proje-plan toplam sürecini oluşturan her faaliyet için toplamdaki ağırlığını dikkate alarak bir ödül tahsis edilebilir. Çoğu zaman sanıldığı gibi ödülün parasal olması gerekmez. Önemli olan, ödül mekanizmasının proje-plan yürütücüsünün veya katılımcısının kişisel yaşamında bir kalite artışına katkı yapmasıdır. Olması gereken, bu ödülün zaten olabilenden farklı bir şey olması, bir farklılık özü içermesidir.
