İşletmede İletişim
Gürcan Banger
Eğitim ve danışmanlık çalışmaları sırasında –işletmeler başta olmak üzere– çeşitli kuruluşlarda sıkça karşılaştığım problemlerden birisi kurum içi iletişimle ilgili olanlardır. İşletmelerde karşılaşılan iletişim sorunları çalışanlar arası gerginliği artırmaktan başka yeni problemlere yol açmaya kadar değişik olumsuz durumlar yaratarak toplam verimliliğin düşmesine neden olur. İletişim sorunlarının görünümü, çeşitliliği ve derinliği ne olursa olsun; sonuç daima kuruluşun –özelde işletmenin– yaratacağı değerin mevcut potansiyelin altına düşmesi anlamına gelir.
Bir işletmenin iş süreçlerinde gerçek veya sanal, iki tür ‘değer’ akar. Bunlardan birincisi hammadde, malzeme, yarı mamul, ürün veya hizmet akışıdır. İkinci olarak bunların her birine eşlik eden enformasyondur. Bir işletmedeki sadece mal – hizmet akışını maddi olarak düzenli tutmak işletmenin planlanan ve beklenen performansı için –gerekli olmakla birlikte– yeterli olmaz. Maddi akışa gereklere uygun biçimde enformasyon akışının eşlik etmesi gerekir. Dolayısıyla ister üretim ister ofis alanlarında olsun bu iki akış türünün birlikte ve uyumlu kurgulanması kurumsal performans için kaçınılmazdır. İşletmenin yeterli teçhizat altyapısının ya da yetkin insan kaynaklarının var olması maddi ve sanal akışlar arasındaki uyum ve bağlantılılık zorunluluğunu ortadan kaldırmaz. Maddi – sanal uyumluluk olgusuna biraz daha geniş bakarak bu gerekliliğin tedarik zincirinin –hatta işletme ekosisteminin– tamamı için de geçerli olduğunu söyleyebiliriz.
Yukarıda kısaca özetlediğim çerçevenin anlattığı kadar önemli olan kurumsal iletişimin önündeki engeller nelerdir? Hiç kuşkusuz; bu konuda açık veya gizli sorunlar yaşanmasının ilk nedeni iş-işletme kültüründeki eksiklik ve güçsüzlüklerdir. Kişisel deneyimim iletişim zafiyetinin mikro işletmeden büyük sanayi kuruluşlarına kadar her ölçekte mevcut olabildiğini doğruluyor. Çoğu örnekte ise kurumsal iletişim problemlerinin oluşmasında konunun önemini yeterince kavramamış ve/veya iletişim becerisi eksikliği olan girişimciler ve yetkili yöneticiler aktif rol oynuyor. Kimi örneklerde bir kurumsal iletişim modelinin daha baştan kurgulanmış olmasına rağmen yöneticilerin çeşitli bahaneleri veya ilgisizlikleri nedeniyle işletilmediğini gözlüyoruz.
İşletmede iletişimin önündeki ikinci büyük engel böyle bir sistemin hiç kurulmamış olmasıdır. İşletmede telefon, faks, ilan panosu, bilgisayar, İnternet donanımı ve bağlantısı ile bir toplantı mekânının –hatta ERP (kurumsal kaynak planlaması) platformunun– mevcudiyeti kurumsal iletişim için sadece maddi zemini oluşturabilir. Bu bileşenleri bir işletmede bir araya getirmiş olmak bir kurumsal iletişim sisteminin var olduğunu göstermez. Tüm bu donanım ve yazılım altyapısı ile çalışanlar ve iş süreçleri arasındaki ilişkilerin bir sistem oluşturacak biçimde tanımlanması, kurulması ve işletilmesi gerekir.
Toplam verimliliği etkileyen kurumsal iletişimin önündeki engellerden bir diğeri ise işletmenin farklı kesimleri (birimleri, departmanları, çalışanları) arasında kalın duvarlar örülmüş olmasıdır. Eğer bu tür bürokratik, hiyerarşik veya örgütsel duvarlar iletişime imkân vermiyorsa işletme için sorunlar çözümlerle buluşma sıkıntıları yaşayacaktır. Pek çok KOBİ’de üst kademe yöneticileri tarafından şikâyet edilen problemlere ilişkin çözümlerin alt kademe çalışanlar tarafından biliniyor –en azından öngörülüyor– olması, kademeler arası iletişimin yetersizliği nedeniyle problem ile çözümün buluşmaması ilginç bir durumdur.
Her girişimci ve yönetici kendine işletmede bir kurumsal iletişim sistemi olup olmadığını sormalı, yoksa kurulmasına destek vermelidir. Bu sistemin nasıl işlediğini şematize edilebilmeli; kurumsal kültürün uygulanan yazılı bir unsuru haline getirilmesine katkı yapmalıdır.
