Küçük İşletmede Maliyeti Azaltmak
Gürcan Banger
BİR
Bir küçük işletmeyi ziyaret ettiğimde ve iş sahibi veya yönetici ile görüşülen konu pazarlamaya geldiğinde sıklıkla karşılaştığım bir cevap var. Küçük işletme sahibine nasıl pazarlama yaptığını sorduğumda “Pazarlama yapmaya gerek yok; zaten herkes bizi tanır” gibi iş kültürü yoksunu ve anlamsız bir cevap şaşırtıcı değildir. Buna benzer bir davranış küçük işletmenin iş yapma biçimi ile de ilgilidir. İş sahibi iyileştirme ve geliştirme –dolayısıyla maliyeti azaltıp kazancı artırma– konusunda yapılan iş modeli değişikliği önerilerini “Biz şimdiye kadar hep böyle yaptık ve yaparız” gibi bir yaklaşımla karşılar. Çoğu zaman iş sahibi küçük işletmenin ekosistemindeki değişmelerin farkında olamadığı –ya da bu değişime karşı kayıtsız kalmayı tercih ettiği– için kendi iş yapma biçiminin de değişmeyeceğini varsayar. Hâlbuki günümüz şartları başta maliyetler olmak üzere küçük işletmenin nabzını sürekli olarak elde tutmayı gerektiriyor. Böyle bir durumda ne yapılmalıdır?
Ofis Giderleri
Genel giderler olarak isimlendirilen maliyet, küçük işletmenin kârlılığını etkileyen önemli kalemlerden biridir. Bu maliyet unsuru genel olarak iyileştirilecek maliyet bileşenleri arasında hak ettiği ilgiyi görmez. Örneğin bir küçük işletmede genel giderlerin toplam maliyette yüzde 10’luk bir orana sahip olduğunu, işletmenin net kârlılığının ise yüzde 3 olarak gerçekleştiğini düşünelim. Genel giderleri yüzde 10’dan dokuza düşürmek kârlılığı yüzde 33 oranında artıracaktır. Genel giderler konusunda netleşmek ve daha sonra iyileştirme yapabilmek için örneğin bir siparişin gelişinden müşteriye teslim edilip tahsilat yapılıncaya kadar olan iş sürecini ayrıntılı biçimde incelemek gerekir. Süreç boyunca oluşan maliyet bileşenlerini açığa çıkarmak toplam maliyeti, dolayısıyla genel giderleri iyileştirmek için fırsat yaratacaktır.
Telefon ve İnternet maliyetleri, kredi kartı aidatları ve geç ödeme faizleri sıklıkla gözden geçirilmesi gereken genel gider unsurlarıdır. Bu tür maliyet bileşenlerinin aylık olarak gözden geçirilmesi ve iyileştirme çözümleriyle gereksiz masrafların azaltılması gerekir. Dış kaynak kullanımı (outsourcing) yoluyla elde edilen ofis hizmetlerinin maliyetleri de maliyet azaltmaya konu olabilecekler arasındadır. Bu bağlamda dışarıdan alınan hizmetlerin aylık maliyetleri ile bir listesini yaparak başlanabilir. Daha sonra her maliyet kaleminin tedariki konusunda nasıl iyileştirme yapılabileceğine ilişkin yaklaşımlar yapılması (örneğin yeni teklifler alınması) söz konusu olur.
Yukarıda sayılan dış hizmet alımlarına –dolayısıyla maliyet kalemlerine– ilişkin başka örnekler de eklenebilir. Örneğin küçük işletmenin İnternet sitesine ilişkin konaklama ve isim (DNS), eposta adresleri, bilgisayar donanımı bakımı, yazılım eğitimi ve sistem yedekleme hizmetleri –yeni teklifler alınarak– maliyet azaltmaya uygun bileşenlerdir. Bunlara küçük işletmenin çeşitli kaynaklarına (örneğin taşıta, binaya, malzemelere) yönelik sigorta giderlerini de ilave edebiliriz.
Bir de ofis donanımının eskime gerçeği var. Yeni bir donanım satın almanın maliyeti ile bakım – onarım için harcanan parayı karşılaştırmak hangi seçimin daha uygun olduğu konusunda karar vermeyi kolaylaştırır. Telefon hattına bağlı fiziksel faks makinesinin yerini bilgisayar ortamında kullanılan faks yazılımları veya İnternet ve eposta aracılığı ile erişilen faks hizmetleri aldı. Bu nedenle arızalanan faks cihazı için bakım – onarım hizmeti satın almak yerine İnternet ve eposta aracılığı ile elektronik hizmeti edinmek daha ekonomik olabilir.
Küçük işletmede inceleme gerektiren bir başka maliyet unsuru çalışanların seyahat masraflarıdır. Bu maliyet bileşeninin ayrıntılı incelenmesi, seyahate giden çalışanın ihtiyaçlarını da karşılayarak uygun maliyetlere ulaşılmasına imkân sağlayabilir. Seyahate benzer maliyetlerin çalışanla yapılan iş sözleşmesi sırasında görüşülerek yazılı hale getirilmesi daha baştan gerekli düzenlemeleri yapmak açısından yararlıdır.
İKİ
Bazı küçük işletmeler ürün, kimileri ise hizmet satışına odaklıdır. Hizmet satan bir küçük işletmenin müşteriye sunduğu hizmet kapsamında bir ürünün yer aldığı da olur. Bu tür bir firmada müşteriye bir bedel karşılığında sunulan ürünün pazarın fiyat şartları ile karşılaştırılabilir olması önemlidir: En iyi ürün en iyi fiyata. Bu konuda birkaç farklı seçenek olabilir. Örneğin ürünü ara satıcı yerine üreticiden veya ana noktasından almak denenebilir. Küçük işletmenin ihtiyacı olan ürünleri uygun ve hesaplı bir anlaşma kapsamında aynı toptancıdan almak düşünülebilir. Diğer yandan belli aralıklarla söz konusu ürünlerin pazardaki nitelik ve fiyat değişimlerini izlemek gerekir. Bu konuda İnternet önemli bir yardımcıdır. Hizmet pazarlayan bir küçük işletme bu arzı yanında bir ürün satışı yaptığı gibi bedeli karşılığında hizmeti tamamlayan başka hizmetler de pazarlayabilir. Bu konuda da kalite ve fiyat konusunda dikkatli olmak gerekir. Pazarda aynı kalitede, ama daha düşük fiyatlı tamamlayıcı hizmetin varlığı müşterinin gözünde firmanın imajını olumsuz etkiler.
Tamamlayıcı hizmet konusunda bir örnek verelim. Küçük işletmenin ana ürün veya hizmet yanında sunduğu ek fiyatı olan bir tamamlayıcı eğitim hizmeti olabilir. Eğer bu hizmet pazarda başkaları tarafından bedelsiz veriliyorsa bu durumda küçük işletme satış yönünden olumsuz etkilenir. Böyle bir ek eğitim hizmeti vermek yerine İnternet üzerinden bir soru-cevap (yardım) hattı kurarak zaten satamayacağı bir ek hizmet için bedel istemek yerine müşteriyi tatmin edici bir çözüm geliştirebilir.
Satın almaya yönelik olarak kalite ve fiyat açısından pazarda ürün araştırması küçük işletmenin çalışanlarından birisinin görevi olarak tanımlanmalıdır. Aksi takdirde değişim, maliyet ve müşteri tatmini dikkate alınmadan kolaycı yaklaşımlarla ‘ezberlenmiş’ yerden satın alma alışkanlığı sürer gider. Bir işletmenin en önemli kazanç ve kâr noktalarından birisi satılan ürünle ilgili satın alma işlemidir. Yönetilmiş ve denetlenmiş, doğru satın alma süreci bir küçük işletme için maliyet azaltmada vazgeçilmez önemdedir.
Yukarıda anlatılanların özü şudur: Küçük işletme kendisinin doğrudan işi olmayan ek ürün ve hizmetler konusunda ‘en iyi fiyat ve en iyi çözüm’ şeklinde bir yaklaşım geliştirmeli ve kendi ana işine odaklanmalıdır.
İşgücü
Küçük işletmede maliyet azaltmadan söz edildiğinde pek çok geleneksel iş sahibi ve yöneticinin ilk aklına gelen daha düşük maliyetli işgücüdür. Bu, teknolojinin her an değişip yenilenmekte olduğu çağ için tuhaf bir yönelimdir. İşgücü içinde yer alan genç kuşak teknolojiyi yüksek oranda kullanarak verimlilik sağlama potansiyeli olan bir kesimdir. Bu gerçeği bir fırsat olarak değerlendirmek ve genç çalışanların teknoloji yatkınlığı yoluyla verimliliği artırarak maliyet azaltımını öngörmek daha akılcı bir yaklaşım olabilir. İnternetin ofisten fabrikaya kadar her alanda kullanılabilir hale gelmesi artık pek çok işin elektronik ortamda, bilişim ve iletişim teknolojileri kullanılarak yapılabilmesini sağlıyor. Aktif işgücü diliminde yer alan, teknolojik becerileri yüksek genç çalışanlardan yararlanmak küçük işletmenin iş modelinde ve iş yapma biçimlerinde bazı değişikliklere gitmesini gerektirebilir. Sonuçta; teknoloji ile verimlilik artışını hedefleyerek işgücü maliyetlerinden tasarruf edilecek bir en-iyi nokta yakalanabilir.
İş modeli ve iş yapma biçimlerindeki iyileştirme için öncelikle küçük işletmenin iş süreçleri ile faaliyetlerinin dikkatle incelenmesi ve haritalanması uygun olur. Bu çalışma eski, ama deneyimli ve yeni, ama teknolojik becerilere sahip çalışanların hangi noktalarda ve nasıl görevlendirileceği konusuna açıklık kazandıracaktır.
ÜÇ
Küçük işletmede çeşitli sorun ve ihtiyaçlar nedeniyle maliyet azaltmak isteriz. Bunlar arasında ilk sırada gelir düşüşleri dikkat çeker. Eğer işletmenin ürün ve hizmetleri belli fiyat düşüşlerine uğruyorsa, bu durumda maliyetler de azalmak zorundadır. Büyük bir fiyat düşüşü yaşandığında küçük işletme buna nasıl tepki verir? Bu amaçla işletmenin satış tahminlerini kötü durum senaryoları ile stres testine sokmak uygun bir sınama olur. (Stres testi, bir sistemin veya bir öznenin kararlılığı konusunda karar vermek üzere baştan sonra, iyi belirlenmiş şartlar altında denenmesidir. Bu sınama sırasında normal çalışma sınırlarının ötesine geçilerek bir kırılma notasında neler olabileceğinin gözlenmesi hedeflenir. Böylesine zor bir sınamanın yapılmasındaki amaç sistemin veya öznenin güvenilir çalışma sınırlarını belirlemek olabilir. Önceden belirlenen şartların sağlanma durumu doğrulanmak istenir. Sistemin veya öznenin hangi şartlarda ‘çöktüğü’ araştırılır. Olağandışı bir durumda neler olacağına cevap aranır.) Satış hedefleri konusundaki stres testi, söz konusu beklentilerin gerçekleşme ihtimali ile olumsuzluk durumunda neler olabileceğini öngörmeye çalışır.
Pazarda fiyat düşüşü etkilerini kavramak için yapılabilecek bir diğer faaliyet pazarı incelemektir. Bu amaçla aynı veya yakın sektör(ler)deki küçük işletmeler incelenebilir; talebin fiyat esnekliği kavranmaya çalışılabilir. (Talebin fiyat esnekliği, bir malın fiyatında belli oranda bir değişme olması durumunda o mala olan talebin değişme oranını ifade eden bir kavramdır. Talebin fiyat esnekliği her mal –ürün veya hizmet– için farklıdır.) Eğer küçük işletmenin bulunduğu pazara kolayca girilebiliyorsa, hızlı fiyat düşüşleri ciddi sorunlar oluşturabilir. Yeni rakipler gelir ve fiyatları aşağı çekerler. Eğer üretim söz konusuysa ve sabit maliyet ürünün maliyet yapısının önemli bir oranını oluşturuyorsa, bu durumda pazardaki işletmeler fiyatlarını düşürerek mevcut uygun kapasitelerini doldurmaya çalışırlar. Kısa ve belki orta dönemde pazarda aşırı mal ve firma stoku varsa, bu durumda da fiyatlar düşme eğilimi gösterir. Böyle bir durumda küçük işletmenin iş modelinde –belli bir süre için de olsa– farklılaşmaya gitmesi gerekebilir.
Küçük işletmelerde maliyet azaltma yöneliminin bir başka nedeni yüksek sabit maliyet yapısıdır. Bazı sektörlerdeki işler yüksek sabit yatırım veya yüksek sabit maliyet gerektirebilir. Bu tür işlerde kâr elde etmek için görece yüksek kapasite doluluğu ile çalışmak gerekir. Sabit maliyetin yüksek olduğu sektörlerde pazar daralması olduğunda iş alabilmek ve ciro yapabilmek için tüm işletmeler –bir panik havası içinde– fiyatları düşürmeyi tercih ederler. Hâlbuki fiyat düşüşü tuzağı, kararlı ve sürekliliği olan bir maliyet azaltma çalışmasını her durumda sistematik biçimde yürüten işletmelere önemli üstünlükler ve fırsatlar sağlar. Daha düşük sabit maliyetli küçük işletmeler, rakiplerine oranla daha getirili işler alabilirler.
Panik halinde fiyat düşürme tuzağına yakalanmamak için maliyet azaltma küçük işletmenin sürekli faaliyetlerinden birisi olmak zorundadır. Eğer küçük işletmede maliyetleri düşürmek için bir çalışma yoksa maliyetler yavaş ya da hızlı kendiliğinden yükselmeye devam eder. Pek çok işletmede ilginç bir davranış tarzı vardır. Haklı veya haksız bir ihtiyaç nedeniyle aha sonra düzenli olarak sürdürülecek bir harcama kalemi oluşturulur. Eğer böyle bir harcama kalemi üretildiyse işletme bu gideri devam ettirme eğilimi ve alışkanlığı edinir. Sanki bu maliyet işletmenin vazgeçilmez gider unsurlarından birisidir. Bu harcamayı azaltmak veya ortadan kaldırmak nadiren gerçekleşir. Genelde ilerleyen zamanda üstüne koyarak büyür. Bu tür maliyetler kısa dönemde zorlukla fark edilir. Sinsice yükselmeye devam eder. Fark edilip önlem alınması uzunca süre alır. Fark edildiğinde önceki duruma dönebilmek için fazla çaba harcanması gerekir.
İşletmenin kârını artırmanın en kolay ve kesin yolu maliyet azaltmadır. İyi kurgulanırsa uzun dönemli büyümede de olumlu sonuçlar verir. Kolaydır çünkü maliyet azaltma tümüyle işletme denetimi altında başarabileceğiniz bir iştir. Bir maliyet azaltma alanı tespit edersiniz ve planı uygularsınız. Maliyet azaltmak için satışı artırırken olduğu gibi fiyatlarla, kâr oranlarıyla, rakiplerin tepki biçimleriyle ya da resmi mevzuatla uğraşmanız gerekmez. Maliyet azaltma ile kârlılığı artırırken nakit akışını da iyileştirirsiniz.
