Sanal Takım Üzerine Hatırlatmalar – 1
Teknolojiden yararlanarak fiziksel (coğrafya, mekân ve/veya zaman) olarak birbirlerinden uzakta olsalar da belli bir hedefi gerçekleştirmek üzere birlikte çalışan insan topluluğuna “sanal takım” adını veriyoruz. Sanal takım çalışmasının önemli bileşenlerinden birini –tanımda da yer aldığı gibi– teknoloji oluşturur. Bu nedenle sanal takım teknoloji ilişkisinde hatırlamamız gereken bazı önemli noktalar olması normaldir.
Teknoloji
Sanal takımı kurarken ve işletirken işe mevcut bilgi ve beceri düzeyini belirleyerek başlamak gerekir. Bu bağlamda takımın her üyesinin hangi amaçla ne türden bir donanım ve yazılım altyapısı kullandığı da tespit edilmelidir. Bilişim, iletişim ve İnternet başta olmak üzere bir çalışma aracı kullanan herkesin bunu tam olarak etkili ve verimli kullanamadığı bildiğimiz bir gerçektir. Farklı kişilerin kullandığı teknolojileri birbirine eklemlemek ve karşılıklı ‘etkileşebilir’ hale getirmek için uzman görüşlere ihtiyaç olabilir. (İletişim yerine etkileşim sözcüğünü kullanmamın nedeni; Nesnelerin İnterneti, endüstriyel internet ve mobilite gibi yeni teknolojilerin sanal takım çalışmasında sadece ileti alıp vermekten çok daha öte özellikleri olması nedeniyledir.)
Eğer sanal takımın liderinin görevlerinden birisi üyelere bu tür bir çalışma için en uygun çözümleri önermek ve bunların bu öneriye ilişkin geri bildirimlerini almaktır. Böylece çalışmada kullanılacak teknoloji konusunda bir ortak payda bulmak mümkün olacaktır. Eğer takım çalışmasına dâhil olan kişiler böyle bir etkinlikte ilk kez yer alıyorlarsa bu durumda konuya ilişkin eğitime ve teknik desteğe ihtiyaçları olabilir. Bunları proje maliyetlerine eklemek gerekir. Ayrıca takım üyelerinin çalışma konusunun gerektirdiği teknik standartlara ve iş yapma biçimlerine uymalarının sağlanması da önceden düşünülmesi gereken bir ön şarttır.
Liderlik
Sanal takım çalışmasının ana fikri “uzakta, ama birlikte” şeklindedir. Sanal takımda yüz yüze iletişimin olmayışı (ya da çok az oluşu) bu tür bir çalışmada liderliği daha önemli hale getirir. Takım lideri, üyelerin kendilerinden beklenenleri, çalışmada nasıl yer alacaklarını ve proje çıktılarını bilmeleri açısından yardımcı olur.
Sanal takım liderliği sıradan yöneticilik değildir. Takımla düzenli biçimde (günlük bazda) iletişim kurmayı gerektirir. Böylece riskler ve problemler durumunda anında önlem almak mümkün olur. Liderin takım üyeleri arasında işin veya projenin gerekleri dışında herhangi bir nedenle ayrımcılık yapmaması ilkesel düzeyde önemlidir. Liderin takım üyeleri için bir rol model olması beklenir. Uygun durumlarda liderin bazı liderlik özelliklerini üyelere geçici süre ile devretmesi takımın bilgi, beceri ve deneyim olarak gelişimine katkı yapar.
İlişkiler
Eğer en az iki insan bir arada ise anlaşmazlık, uzlaşmazlık veya çatışma beklenen sıradan bir durumdur. Her şey ortaya çıkan veya değişen şartlar nedeniyle ‘sonsuza kadar’ bir uyum içinde gitmez. Hiçbir takım zaman zaman uzlaşmazlıklar oluşmaksızın başarıya ulaşmaz. Farklı kültürlerden gelen, çeşitli disiplinlere dâhil olan kişilerin oluşturduğu takımlarda işin nasıl yapılacağı, uygun çözümün ne olacağı ve önceliklerin nasıl değiştirileceği gibi konularda fikir ayrılıkları çıkar.
Farklı fikirlerin olmasına olumlu yönden bakmak gerekir. Düşünce çeşitliliği doğru çözüme ulaşmak için bir zenginlik sayılır. Bu nedenle çatışmanın yıkıcı olmamasına dikkat göstermekle birlikte farklı fikirlerin çarpışmasını da teşvik etmek uygun olur. Önemli olan nokta, tartışmanın iş odağından uzaklaşarak kişisel çatışma haline gelmemesidir; bu da liderin kolaylaştırıcılık yaparak halletmesi gereken bir durumdur. Sanal ortamda bozulan ilişkilerin tamirinin hayli zor olabileceğini de hatırlamamız uygun olur. Bunu baştan önlemenin yolu, takım içinde bir güven ortamının oluşması ve gelişmesidir.
