Sanal Takım Üzerine Hatırlatmalar – 2
Gürcan Banger
Sıklıkla bilişim, iletişim, İnternet (BİT) ve medya teknolojilerindeki gelişmelerden söz ediyoruz. 21’inci yüzyılla birlikte bu gelişime otomasyon ve sensor (veri toplama) teknolojilerindeki ilerlemeler de eklendi. Günümüzde varılan gelişme noktası sayesinde geçmişte fiziksel mekânda yapılan işbirliği küresel ölçeğe ulaştı. Bir diğer farklılaşma ise işbirliği ile iş yapma biçimlerinin sanallaşması yönünde oldu. Bilişim donanımına ek olarak yazılım alanında gerçekleşen yenilikler artık bir takımın üyelerine sanki aynı ortamda bir karatahtanın ya da masanın başında çalışır gibi işbirliği, ortak çalışma imkânları ve yeni iş yapma biçimleri sunuyor. Bu nedenle ‘iletişim’ bağlamında kabul edilen bilişim, iletişim, İnternet ve medya teknolojileri iletişimi aşan bir noktaya erişerek daha kapsamlı ‘etkileşim’ düzeyine oluşuyor. Bu ‘yükseliş’ aynı zamanda sanal takım çalışması açısından iletişimin kendi başına artan önemine de işaret ediyor.
İletişim
Sanal takımlarda düzenli sosyal ilişki ve fiziksel bir araya gelişler düşük oranda gerçekleşir. Dolayısıyla bu ihtiyacın giderilmesi için başka yollar bulunması ve geliştirilmesi gerekir. Bu amaçla sanal takımın nasıl birlikte çalışılabileceği konusunda fikirler üretmesi beklenir. Bu konuda neler yapılabilir?
Öncelikle; sanal takım üyelerinin birbirlerinin hangi zamanlarda işbirliğine ve ortak çalışmaya uygun olduğunu bilmeleri gerekir. Bu bilgi ortak çalışma programının oluşturulmasında yüksek önemdedir. İkinci olarak; takım üyelerinin sanal ortak çalışma oturumları dışında görüşme fırsatlarını değerlendirmeleri uygun olur. Takımın bir bütün olarak çalışması yanında her zaman daha dar kapsamlı grup ve konu çalışmalarına ihtiyaç olacaktır. Bir başka sanal takım konusu iletişim (işbirliği ve ortak çalışma) ortamıdır. Kimi zaman geleneksel eposta yeterli olabilir. Bazen ihtiyaçlar SMS, Messenger, WhatsApp gibi anlık ileti uygulamaları ile karşılanabilir. Kimi çalışmalarda (örneğin Skype aracılığı ile) görüntülü telekonferans gibi bir teknik tercih edilebilir. Telefonda yapılan konferans uygulaması her zaman kullanılabilecek bir seçenektir. Ortak çalışmanın bilişim ortamında gerçekleştirilmesi gereken durumlarda ise Teamware veya Groupware olarak isimlendirilen (örneğin TeamWork) gibi işbirliği yazılımlarının kullanımı yararlı olur. Bu konuyu özetlersek; çalışma türüne göre iletişim (etkileşim) ortamını seçmek verimliliği artırıcı etki yapar. Son olarak; özellikle küresel ölçekli sanal takımlarda farklı etnik ve sosyal kültürlere sahip kişiler bulunur. Üyeler arasında kültürel çeşitliliğe özen ve saygı göstermek sanal takım çalışmasının şartlarından birisidir.
İnsanlar
İşten veya işletmeden söz ettiğimizde, gerçekte dile getirdiğimiz konu bir insan – makine sistemidir. Bu bağlamda makine yani teknoloji bileşenini bir saplantı haline getirmemek gerekir. İş – işletme sistemlerinde olduğu gibi sanal takım çalışmasında da başarıyı getiren bileşen makineler (teknoloji) değil insanlardır. Her ne kadar etkileşimimiz ‘uzaktan’ olsa da yapılan faaliyetler insanlar arası ve insani temellidir. Her zaman ‘işin içine’ duygular, ihtiyaçlar, beklentiler ve istekler karışır. Bu konuda neler yapabiliriz?
Sanal takım çalışmasının birinci ilkesi karşılıklı saygıdır. İletişimde saygı ilkesine dikkat etmekle birlikte gerektiğinde yardım ve geri bildirim talebinde de bulunulabilir. Takım çalışmasının diğer kuralları sanal çalışmada da geçerlidir. Sanallık –dolayısıyla uzaklık– takım kurallarını ortadan kaldırmaz. Çoğu zaman daha insani olana yakın iletişimi tercih etmek yararlı olabilir; örneğin eposta yazmak yerine telefon ile doğrudan sesli görüşme yapılabilir. Ayrıca ortak çıktıya, işbirliğine ve yardıma teşekkür etmek de sanal takım çalışmasının insani vazgeçilmezleri arasındadır.
